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Archivierung ist gesetzliche Pflicht! Verstöße dagegen sind eine Straftat!
Achten Sie darauf, seit de 1. Januar 2017 sind Verstöße gegen die Aufbewahrungs-/Archivierungspflicht nach GoBD kein Kavaliersdelikte mehr: Wer seine Geschäftsunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichtet oder diese erst gar nicht aufbewahrt, begeht eine Straftat.

Das heißt konkret:
Betroffen ist jedes Unternehmen, das digitalen Geschäftsverkehr durchführt. Werden Angebote, Rechnungen, Handelsbriefe etc. digital verarbeitet, z. B. per E-Mail gesendet oder empfangen, MUSS unverzüglich gehandelt werden!  

Weitere Informationen erhalten Sie in unserem GoBD-Flyer

 

Schutz vor Datenverlust

Sichere, langfristige und zentrale Aufbewahrung aller E-Mails. Das Unified Mail Archive archiviert alle E-Mails für beliebig lange Zeiträume nach gesetzlichen Vorgaben.

 

 

Unser System verwendet für die Langzeit-Archivierung qualifizierte Zeitstempel, die täglich jeder UMA automatisch von einem deutschen, akkreditierten Trustcenter zur Verfügung gestellt werden. Dies ist von besonderer Bedeutung, denn viele andere Archivierungslösungen verwenden diese nicht. Wenn in das UMA-Archiv signierte und nicht signierte E-Mails und Dokumente gelangen, wird durch den Einsatz von qualifizierten Zeitstempeln nach gesetzlichen Anforderungen sichergestellt, dass die Daten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt vorlagen, nicht manipuliert worden sind. Mit diesen Zeitstempeln können somit alle E-Mails und Dokumente automatisch revisionssicher versehen und archiviert werden.

Die Verwendung eines qualifizierten Zeitstempels auch für ursprünglich unsignierte E-Mails und Dokumente führt zwar nicht dazu, dass für dieses Dokument die Beweisregelung des § 371a ZPO greift. Es führt aber im Beweisverfahren (z. B. Gerichtsverfahren etc.) zu faktischen Vorteilen, da der Zeitraum möglicher Veränderungen nachvollziehbar und transparent eingegrenzt werden kann. Dies ist besonders wichtig, wenn es zu rechtlichen Auseinandersetzung kommt, denn Sie sind damit in der Lage nachzuweisen, dass Ihre Dokumente nicht manipuliert worden sind. Der qualifizierte Zeitstempel gewährleistet damit den Nachweis der Integrität der E-Mail oder des Dokuments.

 

Rechtliches zum E-Mail Archiv

E-Mail Archivierung erfordert gesetzlich unveränderte und unveränderbare Speicherung über sehr lange Zeiten - sechs, zehn, 30 Jahre oder sogar ewig. Die Bedeutung der E-Mail Archivierung geht damit schon lange über die Entlastung Ihres Mail-Servers hinaus. Das Securepoint Unified Mail Archive (UMA) bietet eine sehr kostengünstige und effiziente Möglichkeit zur permanenten Archivierung der E-Mails, die Ihr Mail-Server empfängt und versendet. Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform, revisionssicher und automatisch nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard. Die automatische Anbringung von qualifizierten Zeitstempeln zum Schutz vor Manipulation von E-Mails und Dokumenten sorgt für eine sichere, nachweisbare Archivierung.

Gesetzliche Aufbewahrungspflicht und Zeiten

E-Mails zu schreiben ist leicht, schnell und günstig. So können z. B. Rechnungen, Angebote, Geschäftsbriefe, Dokumente etc. sehr viel besser verschickt werden als per konventioneller Post. Die Ablösung des klassischen, schriftlichen Postversands ist durch den E-Mail Verkehr inzwischen zu fast 75% erreicht worden. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für E-Mails und Dokumente sind deshalb besonders wichtig geworden. Hierbei sind vorgeschriebene Zeiträume für die Aufbewahrung und die weiteren gesetzlichen Vorgaben für den Rechtsfall zu beachten.

Gesetzliche Aufbewahrungspflicht und Zeiten

E-Mails zu schreiben ist leicht, schnell und günstig. So können z. B. Rechnungen, Angebote, Geschäftsbriefe, Dokumente etc. sehr viel besser verschickt werden als per konventioneller Post. Die Ablösung des klassischen, schriftlichen Postversands ist durch den E-Mail Verkehr inzwischen zu fast 75% erreicht worden. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für E-Mails und Dokumente sind deshalb besonders wichtig geworden. Hierbei sind vorgeschriebene Zeiträume für die Aufbewahrung und die weiteren gesetzlichen Vorgaben für den Rechtsfall zu beachten.

   

Gesetzliche Rechtsgrundlagen zur Aufbewahrung

Anwendungsgebiete Aufzubewahrende Dokumente Rechtsgrundlage
Buchführung
  • elektronische Rechungen
  • Handelsbücher
  • Handelsbriefe
  • Inventarverzeichnis
  • Eröffnungsbilanzen
  • Jahresabschluss
  • Lagebericht
  • Konzernabschluss
  • Konzernlagebericht
  • Arbeitsanweisungen
  • Organisationsunterlagen
  • Buchungsbelege
§ 238 ff. HGB,
§ 140 AO,
§ 14b UStG
Personalsachen
  • Kündigung, Auflösungsvertrag
  • Befristungsvereinbarung
  • Arbeitszeitnachweise
  • Lohn- und Berechnungsnachweis
  • Beschäftigungsverzeichnis
  • ärztliche Bescheinigung, Verzeichnis der Jugendlichen
  • Integrationsverzeichnis
  • Beschäftigungsverzeichnis
  • IOS-, EN-ISO-Normen, ASTM-Methoden
  • Zulassungsschein, Prüfbefunde
  • Wahlakten
  • Befristungsvereinbarung
§ 623 BGB
§ 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG
§ 16 Abs. 2 ArbZG
§ 165 Abs. 4 Satz 2 SGB VII
§ 22 Abs. 3 LadenSchlussG
§ 41 Abs. 1, 50 Abs. 2 JArbSchG
§ 80 SGB IX
§ 13 Abs. 4 Satz 1 und Satz 2 BiostoffVO
§ 7 der 3. BImSchV
§ 27 StrlSchVO
§ 19 WO
§ 14 Abs. 4 TzBfG
Medizinische Dokumentation
  • Ärztliche Dokumentation: z. B. Arztbrief, Patientenkartei; Medikamentenverschreibung
  • Aufzeichnungen über Röntgenbehandlung: z. B. Röntgenaufzeichnungen, Röntgenbilder
Landesrechtliche Berufsordnungen für Ärzte, z. B.
§ 10 Abs. 3 BerufsO Ärzte Hessen
§ 28 Abs. 4 RöntgV
Bankunterlagen
  • Vollständige Geschäftsdokumentation: vgl. HGB; z. B. Risikohandbücher
  • Identifizierungsunterlagen
  • Dokumente der Wertpapierdienstleistung: z. B. Aufträge
§ 25a Abs. 5 KWG
§ 9 GWG
§ 34 WpHG
Akten der Verwaltung
  • Haushaltsplan
  • Haushaltsrechnung
  • Akten
  • Öffentlich-rechtliche Verträge
  • Unterlagen der öffentlich-rechtlichen Verwaltungstätigkeit
§ 33, 33a HGrG
§ 29 VwVfG
§ 57 VwVfG
§ 56 SGB X i.V.m
§ 3a Abs. 2 VwVfG
§ 110a SGB IV
Gerichtsakten
  • vollständige Prozessakten
  • Schriftgut der Bundesgerichte und der Generalstaatsanwaltschaft: z. B. Aktenregister, Namensverzeichnis, Karteien (§ 1 Abs. 2 SchrAG)
§ 298a ZPO
SchriftgutaufbewahrungsG


 

IT-Grundschutz/Sicherheit

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